ТОП 10 правил и рекомендаций по оформлению и ведению деловой переписки

Всем здравствуйте!  В эпоху цифровых технологий упрощается процесс общения, и мир бизнеса успешно использует новые возможности, перейдя в электронный формат. По почте заключаются договоры, согласовывается рабочий процесс, предлагаются услуги и товар… И при неправильном оформлении писем у клиентов и партнёров может возникнуть нежелание иметь общее дело, так что, в целях сохранения своего рабочего места или бизнеса, давайте рассмотрим правила деловой переписки.

Топ 10 правил

1.Публичность

Ещё лет 10 назад сохранить конфиденциальность было намного проще, уничтожив компрометирующие документы, спрятав в сейф, да и вообще, с кем делиться незначительной информацией, которая не повергает в шок общественность или не проходит цензуру? Сейчас же будьте готовы к тому, что любая ваша оплошность может быть доступна для публики. А что ещё серьёзнее – иметь юридическую силу и использоваться во внутренних расследованиях фирмы.

Поэтому, неважно какую должность вы занимаете, руководителя или уборщицы, текст должен быть сдержан, и показывать вашу компетентность. И даже если по отношению к вам проявляют хамство, во избежание проблем в будущем контролируйте себя. Слышали о троллях? Вполне реальных, порой заказных людях, провоцирующих на агрессию, которую потом используют против того, кто проявил слабость. Так что помните, всё, что вы пишете, в любой момент может быть «слито» в паблики, другим заинтересованным людям и прочее.

2.Первым делом прикрепляйте файлы

Довольно часто происходит, когда какой-то документ не прикрепился или, пока печатали письмо, забыли о нём. Экономьте своё время, а также получателей, особенно, если хотите с ними в дальнейшем сотрудничать. К тому же исключит ненужную переписку, с целью выяснения, где же обещанный документ и был ли он вообще выслан. Формат файла следует выбирать такой, чтобы открывался с любого компьютера. Общедоступными считаются .doc и .xls, только названия пишите без пробелов и латиницей. Тогда получателю не придётся тратить своё время на поиски способов, которые помогут его, наконец, прочитать.

3.Обязательно должна быть заполнена тема сообщения

И использовать не просто набор слов, а непосредственно ключевые, по которым его можно будет отыскать в любой момент, даже если прошёл год после получения. Тема должна давать понимание о том, что это за сообщение, какую задачу несёт в себе и сроки выполнения. Только избегайте односложных конструкций, что-то вроде «Сотрудничество», потому что в таком случае сообщение затеряется среди кучи подобных.

4.Контролируйте список адресатов

Если вы хотите, чтобы получили месседж сразу несколько человек, определите главного, который будет нести ответственность за ведение ответов, отчётов и прочего. Его в списке необходимо указать первым в поле «Кому», остальных адресатов в поле «Копия», а вот если есть люди, которых не должны видеть остальные участники переписки, то пишите его адрес в графе «Скрытая копия».

Иногда бывает, что на выполнение какой-то задачи прикреплено сразу несколько исполнителей, и чтобы не путаться или выяснять, кто каким вопросом занимается, когда вам приходит сообщение, в котором несколько адресатов, нажимайте кнопку «Ответить всем». В таком случае все будут уведомлены, а предъявлять претензии и прочее вы будете только тому, кто первый в графе, а значит, автоматически несёт ответственность за результат.

5.Один вопрос – одна тема

Это не просто правило, а формула успешного делового письма. То есть, если, к примеру, исполнитель ведёт несколько задач, чтобы не смешивать всё в одну кучу, ведь у успешного человека всё чётко и понятно, на каждую тему создавайте отдельную ветку. Тогда вы не упустите из виду какие-то детали и сможете закрывать вопросы по мере их решения.

Кстати, в последнее время становятся популярными различные приложения, типа Ватсапа, Вайбера и прочее. Так вот, используйте их в личных целях, а рабочие моменты следует решать только в электронной почте. Так как сохранится история, а значит, вы не запутаетесь в вопросах, кто, что, кому и где писали или предупреждали.

6.Как говорится: «Краткость – сестра таланта»

Поэтому экономьте и своё, и чужое время. Да и вообще, в мире бизнеса длинные сообщения сигнализируют о том, что отправитель сам не знает, чего хочет, что у него очень много свободного времени, а значит, с работой не всё гладко, и что он не уважает других, не признавая их занятость и требуя к себе излишнего внимания. К тому же, думаю, ни для кого не секрет, что длинный текст дочитывает до конца очень редкий человек, хотя бы потому, что удерживать внимание насильно, чтобы, наконец, понять, что требуется сделать – не всегда просто.

7.Грамотность

Вроде бы и так ясно, что очень важна грамотность, но поверьте, по каким-то причинам некоторые игнорируют правила орфографии и пунктуации. Не стоит показывать, что вы слишком заняты, чтобы начать предложение с большой буквы, или гипертрофированно воспитанные, поэтому везде, даже где не нужно, то есть, по отношению к группе людей, употреблять местоимение «Вы» с большой буквы. Если грамматическое оформление писем будет на низшем уровне, поверьте, это повлияет на вашу репутацию и компетентность.

8.Контролируйте файлы, которые отправляете

Даже если уверены в том, из чего они состоят, не поленитесь открыть лишний раз вложение. К сожалению, это правило возникло не на пустом месте, действительно происходят ситуации, последствия которых фатальны и неисправимы. Например, в суете можно отправить клиенту файл с какой-то внутренней информацией, и тогда он узнает о прибыли и доходах компании, что опять-таки, реально вскоре обнаружить в общем доступе, если его «сольют» в паблик и подобное.

9.Скорость реагирования

Чтобы достигать успеха, как вы знаете, нельзя останавливаться ни на достигнутом, ни в своём развитии. Мир очень стремителен, и чтобы в нём выжить, следует научиться управлять потоком информации. Что это значит? А то, что отвечать необходимо сразу же, даже если очень не хочется, потому что на следующий день ваш ответ уже будет не актуален. И ваша почта станет олицетворением хаоса.

Если вопросы и задачи будут накапливаться – очень низкая вероятность того, что когда-то вы с ними разберётесь. Это влияет как на работу, бизнес, так и на здоровье, потому что постоянное проживание напряжения, когда вы знаете, что ждёт и копится много дел, а вы не успеваете теперь со всем справиться – приводит к депрессии, различным заболеваниям и эмоциональному выгоранию.

10.Нетворкинг

Жизнь очень непредсказуемая, поэтому стабильность не всегда статична, и если сегодня вы сотрудник крупной фирмы – через год может случиться так, что вы уже будете вести собственный бизнес, и, к сожалению, наоборот. К чему я это? А к тому, что важно сохранять связь с людьми, потому что в будущем вы вполне можете ещё пересечься. И если от вас требуется что-то написать негативное, или даже поблагодарить – всегда это делайте, не исчезайте просто так. Завершение просто обязательно. Ведь согласитесь, будет очень неловко, если через пару лет случится так, что вам вновь придётся пересечься.

Рекомендации

  • Никакие этикеты вам не помогут, если пришлёте деловое предложение руководителю крупной компании с почтового ящика, к примеру, «hotpupsik», то каким бы заманчивым сотрудничество ни было, вам, скорее всего, даже не ответят, потому что изначально, увидев название, месседж отправят в корзину.
  • Во время отправки писем обязательно старайтесь укладываться в стандартный рабочий график. Поверьте, стиль написания и время могут очень много лишнего о вас поведать другим, что не всегда выгодно и необходимо. Даже если засиживаетесь до ночи на работе, остальным об этом знать не обязательно, иначе решат, что у вас нет личной жизни, вы выпиваете и прочее.
  • Многие допускают банальные ошибки, которые расцениваются как попытка манипуляции, например, «Надеюсь на выгодное сотрудничество» и подобное. Не стоит этого делать, лучше используйте шаблоны, которые не вызывают подозрений и причин придраться. Так что лучше попрощаться по старинке, используя фразы «С уважением, фамилия, имя», «Всего доброго!», «Мои искренние пожелания» и прочее. Далее следует указывать название компании, свою должность и обязательно контакты, по которым возможно связаться в экстренных случаях.
  • Маленькая хитрость, которая поможет сократить длинный текст: прочитайте его и удалите фразы, а также слова, отсутствие которых не поменяет смысл и суть написанного. Удалите прилагательные, в официально-деловом стиле они обычно не используются. Также совсем не нужны и всякие поговорки, шутки и постскриптумы. И кстати, воздержитесь от использования аббревиатур, особенно, если не уверены на 100%, что получатель их расшифрует. Чтобы не путаться, как именно организовать составление письма, попробуйте придерживаться такого шаблона:
  • Введение – тут вы указываете цель и причины обращения.
  • Основная часть – в принципе ясно, сама суть уведомления.
  • Заключение – это подведение итогов, то есть, просьбы, указания, какие-либо предложения.

Заключение

А на сегодня всё, уважаемые читатели! По тому, как вы оформляете и ведёте переписку – люди определяют ваш уровень, насколько компания серьёзна и стоит ли тратить на вас время. Так что обязательно подтягивайте и исправляйте свои «хвосты».

Возможно вам будет также интересно почитать о правилах делового общения, вот ссылка. Не забывайте подписываться на блог, чтобы быть в курсе новых и развивающих статей. Успехов вам!

Источник: qvilon.ru

pay-megafon